Comunicação / Aquisições

Planejamento da comunicação

Devemos planejar como as informações do projeto serão geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

O Plano de Gerenciamento das Comunicações visa a incluir os processos necessários para garantir a geração apropriada e no prazo adequado das informações do projeto, bem como sua disseminação armazenamento.

Essa preocupação se faz necessária a fim de integrar as ideias e os esforços do projeto que garantirão seu sucesso.

Embora muitas vezes negligenciada, a comunicação é importantíssima para o sucesso de projetos. O líder/gerente de projeto gasta, em média, 90% do tempo se comunicando. A maioria dos problemas de gerenciamento de projeto está ligada a falhas de comunicação.

A comunicação do projeto precisa atender aos requisitos de informação de todos os interessados nos resultados do projeto, na forma, linguagem, tempo, e meio mais adequados aos diversos segmentos deste público.

O gráfico abaixo apresenta a frequência de comunicação como um dos problemas mais constantes em projetos.

A fim de planejar eficazmente as comunicações do projeto, o gerente necessita identificar as partes interessadas e planejar as comunicações (o que comunicar, pra quem, como, quando?).

O quadro abaixo lista alguns exemplos de uso da comunicação. Ressalte-se que as comunicações formais devem sempre passar pelo líder/gerente do projeto, responsável por garantir a exatidão e padronização das informações prestadas.

Uso da comunicação

Planejamento das aquisições

O plano de aquisição visa a registrar as interfaces de aquisição de produtos ou serviços externos ao projeto, informando a justificativa para tal e de que formase dará a contratação.

A partir desse plano, pode-se controlar as datas para entrega dos produtos ou serviços contratados, os valores a serem pagos dentre outros.

Quando falamos de gerenciamento das aquisições em projetos, significa administrar os processos necessários para comprar ou adquirir produtos ou serviços. Durante o planejamento, precisamos definir o que comprar, quanto, como, quando e quanto vai custar. Também é preciso tomar a decisão de fazer ou comprar.

Importante ressaltar que as empresas privadas possuem bastante flexibilidade para decidir e realizar suas compras. Por outro lado, a Administração Pública precisa seguir um conjunto rígido de leis e normas, o que torna os processos mais complexos e exige especial atenção da equipe do projeto.

Além disso, quase que a totalidade das aquisições é realizada por uma unidade especializada (área de compras/contratos) e não diretamente pela equipe do projeto, o que aumenta a dificuldade de acompanhamento e limita o poder de decisão.

Apesar de algumas atividades de planejamento seguirem quase até o fim do projeto (lembre-se de que, por serem empreendimentos únicos, projetos sempre possuem um nível de incerteza e, portanto, o planejamento é um processo iterativo), é necessário estabelecer um ponto de passagem para a fase de execução. Esse momento ocorre na data da aprovação do Plano de Projeto.