Encerramento

No encerramento, devemos formalizar a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduzir o projeto a um final ordenado. Projetos devem sempre ter seu encerramento definido o que, normalmente, ocorre quando os objetivos são alcançados.

Vale ressaltar que o projeto se encaminha para o fim desde o seu primeiro dia de vida. Portanto, não deixe para pensar no encerramento somente nas fases finais do projeto. É recomendável possuir uma estratégia de gerar e coletar as lições aprendidas para serem futuramente documentadas e arquivadas.

O grupo de processo de encerramento tem por objetivo formalizar a aceitação dos resultados do projeto, encerrar as aquisições e encerrar o projeto de uma forma organizada.

Não se esqueça de encerrar os contratos ligados diretamente ao projeto (atestar recebimento do produto/serviço ou rescisão).

As lições aprendidas são informações obtidas no decorrer do projeto que podem ser usadas para beneficiar projetos futuros ou em andamento. A ideia é gerar um banco de dados de conhecimento que será utilizado como melhores práticas para projetos que utilizem as mesmas pessoas, tecnologias ou processos, visando assim a contribuir para a melhoria contínua dos projetos da organização.

Dessa forma, as lições aprendidas devem ser documentadas e podem compreender fatores positivos ou negativos, relativamente a aspectos técnicos (do negócio) ou de gerenciamento do projeto. 

  • As lições aprendidas devem ser registradas durante todo o ciclo de vida do projeto. Não deixe para a última hora, pois você pode não se lembrar de tudo.
  • Ao final do projeto, é interessante realizar uma reunião para identificação das lições, onde o líder do projeto, a equipe e o escritório de projetos registrarão os conhecimentos adquiridos.

Além do encerramento natural (por cumprimento do objetivo/entrega dos produtos), um projeto pode chegar ao fim por outros motivos, tais como:

  • Trabalho foi absorvido por outro projeto maior.
  • Falta de recursos.
  • Cancelamento (diversas razões: ineficiência, inviabilidade etc).

Mesmo nesses casos, o gerente deve providenciar o encerramento do projeto.

Não deixe de realizar uma comemoração com a equipe e outros interessados para festejar a finalização do projeto.