Faça seu Projeto

Grupo de processo de Iniciação do projeto

Atualmente, as organizações precisam manter-se em constante evolução (e, em alguns momentos, promover uma revolução), buscando maneiras mais eficientes de executar seus trabalhos e produtos e de ter clientes e usuários satisfeitos. Os projetos resultam dessas necessidades.

O surgimento de projetos é provocado por vários motivos dentro da organização, alguns deles são:

  • Demanda de mercado: Elaboração de aplicativos para prestação de serviços públicos por meio de dispositivos móveis.
  • Oportunidade/necessidade estratégica de negócios: Construção de refinarias para tratamento do petróleo que será extraído da camada pré-sal.
  • Solicitação de cliente: construção de nova universidade para atender à demanda de uma determinada região do país.
  • Avanço tecnológico: implantação do Programa Nacional de Banda Larga – PNBL.
  • Requisito legal: implantação do Serviço de Informação ao Cidadão por causa da Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regulou o acesso a informações.
Exemplo de plano ação

Os processos de iniciação servem para identificar e definir novos projetos, onde são estabelecidos os primeiros parâmetros (objetivo, justificativa, partes envolvidas, público-alvo, escopo, recursos necessários, gerente do projeto entre outros) e quando é obtida sua aprovação formal.

Em geral os projetos são iniciados formalmente após a elaboração do Termo de Abertura do Projeto (TAP), documento oficial emitido pela alta administração, que dá autoridade ao líder do projeto, autoriza e comunica formalmente o início do projeto à organização.

Normalmente é um documento simplificado e pequeno. Fornece uma visão geral do projeto, com algumas informações, mas não se restringindo a estas, como:

  • Nome do gerente do projeto;
  • Sinopse (porquê, o quê, quando e quanto);
  • Necessidade empresarial;
  • Descrição do produto e entregas;
  • Normas e procedimentos de gerenciamento de projetos a serem utilizados;
  • Premissas;
  • Restrições;
  • Riscos;
  • Comunicação;
  • Recursos;
  • Critérios de aceitação do cliente;
  • Como será feito o gerenciamento de mudanças;
  • Outras informações relevantes para o projeto;
  • Assinatura de aprovação do TAP do cliente e a do gerente de projeto designado.

Normalmente o envolvimento dos usuários e de outras partes interessadas pelo projeto durante a iniciação aumenta a probabilidade de propriedade compartilhada, aceitação de entrega, maior colaboração etc. Por este motivo, é importante neste momento realizar a identificação das partes interessadas. 


Plano de Gerenciamento do Projeto

O plano de gerenciamento do projeto (ou plano do projeto) é o documento que descreve como o projeto será executado, monitorado e controlado. Ele integra e consolida todos  os planos de gerenciamento auxiliares e linhas de base dos processos de planejamento.

É uma coleção de 16 componentes, que são praticamente saídas de outros processos de planejamentos, mas não quer dizer que serão 16 documentos separados, mas sim um único documento com estes capítulos/sessões:

  1. Linha de base do escopo
  2. Linha de base do cronograma
  3. Linha de base dos custos
  4. Plano de gerenciamento de mudanças (produzidos no processo 4.2)
  5. Plano de gerenciamento de configuração (produzidos no processo 4.2)
  6. Plano de gerenciamento de escopo
  7. Plano de gerenciamento de requisitos
  8. Plano de gerenciamento de cronograma
  9. Plano de gerenciamento de custos
  10. Plano de gerenciamento da qualidade
  11. Plano de gerenciamento de melhorias no processo
  12. Plano de gerenciamento de recursos humanos
  13. Plano de gerenciamento de comunicações
  14. Plano de gerenciamento dos riscos
  15. Plano de gerenciamento das aquisições
  16. Plano de gerenciamento de partes interessadas

Algumas características deste documento:

  • O ciclo de vida selecionado para o projeto e os processos que serão aplicados a cada fase;
  • Descrições das ferramentas e técnicas a serem usadas para efetuar aqueles processos;
  • Descrição de como o trabalho será executado para alcançar os objetivos do projeto
  • Elaborado de forma iterativa/progressivamente, ou seja, ele vai sendo elaborado/modificado ao longo do projeto;
  • Convém ser aprovado pelo patrocinador e partes interessadas chave;
  • A partir do momento que esse documento seja aprovado, qualquer mudanças deverá requerer formalmente a mudança através do processo Realizar o controle integrado de mudanças;
  • Deve ser distribuído conforme o que foi definido no plano de gerenciamento de comunicações;
  • Após a aprovação deste plano, é uma boa prática fazer uma reunião de kick off e apresentar como o projeto será executado.

Orientar e gerenciar a execução do projeto

É o processo de liderança e realização do trabalho definido no plano de gerenciamento  do projeto e implementação das mudanças
aprovadas para atingir os objetivos do mesmo. O principal benefício deste processo é o fornecimento do gerenciamento geral do trabalho do projeto.

É aqui que todos os processos do grupo de processos de execução serão integrados.

Serão feitas as seguintes atividades, mas não se restringindo somente a elas:

  • Criar as entregas;
  • Desenvolver e gerenciar a equipe do projeto;
  • Obter e usar recursos;
  • Gerenciar as comunicações;
  • Gerar dados de desempenho do trabalho;
  • Emitir e implementar solicitações de mudanças;
  • Gerenciar e implementar respostas aos riscos;
  • Gerenciar fornecedores e contratos;
  • Gerenciar o engajamento das partes interessadas;
  • Coletar e documentar lições aprendidas.

Entradas

  • Plano de gerenciamento do projeto
  • Solicitações de mudança aprovadas
  • Fatores Ambientais da Empresa
  • Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

  • Opinião especializada
  • Sistema de Informações de gerenciamento de projetos
  • Reuniões

Saídas

  • Entregas
  • Dados de desempenho do trabalho
  • Solicitações de mudança
  • Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
  • Atualizações nos documentos do projeto

Solicitações de mudança

Essas solicitações documentadas servem para alterar algo que foi planejado, podendo afetar o Plano de Gerenciamento do Projeto, Linha de Base, Documentos do Projeto, etc. As mudanças podem ser ajustes nos planos com ações corretivas, preventivas ou reparos de defeitos.

  1. Ação corretiva — Uma atividade intencional que realinha o desempenho dos trabalhos do projeto com o plano de gerenciamento do projeto;
  2. Ação preventiva — Uma atividade intencional para garantir que o trabalho futuro do projeto esteja alinhado com o plano de gerenciamento do projeto;
  3. Reparo de defeito — Uma atividade intencional para modificar um produto ou componente do produto não conforme;
  4. Atualizações

Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

Os elementos do plano de gerenciamento do projeto que podem ser atualizados incluem, mas não estão limitados, a:

  • Plano de gerenciamento do escopo;
  • Plano de gerenciamento do cronograma;
  • Plano de gerenciamento dos custos;
  • Plano de gerenciamento da qualidade;
  • Linhas de base do projeto; etc.

Atualizações nos documentos do projeto

Os documentos do projeto que podem ser atualizados incluem, mas não estão limitados, a:

  • Documentação dos requisitos;
  • Registros do projeto (questões, premissas, etc.);
  • Registro dos riscos;
  • Registro das partes interessadas.

Monitorar e controlar o trabalho do projeto

É o processo de acompanhamento, análise e registro do processo para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento do projeto. O principal benefício deste processo é permitir que as partes interessadas entendam a situação atual do projeto, os passos tomados, e as previsões do orçamento, cronograma e escopo.

Entenda que o processo anterior, o 4.3 Orientar e gerenciar o trabalho, implementa mudanças e gera dados de desempenho e emite solicitações de mudança. Esses dados de desempenho serão analisado no contexto pelos processos de controle, gerando assim as informações de desempenho. O processo 4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto irá interpretar as informações de desempenho e solicita mudanças, se necessárias. Depois o processo 4.5 Realizar o controle integrado de mudanças irá revisar, analisar, aprovar e coordenar as mudanças em si.

Monitoramento – Inclui a coleta das informações do desempenho, medição, avaliação das medições e tendências para efetuar melhorias no projeto.

Controlar – Inclui a recomendação de ações corretivas ou preventivas ou o replanejamento e acompanhamento dos planos de ação para definir se as ações tomadas resolveram a questão de desempenho.

Entradas

  • Plano de gerenciamento do projeto
  • Previsões de cronograma
  • Previsões de custos
  • Mudanças validadas
  • Informações sobre o desempenho do trabalho
  • Fatores ambientais da empresa
  • Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

  • Opinião especializada
  • Técnicas analíticas
  • Sistemas de informações de gerenciamento de projeto (SIGP)
  • Reuniões

Saídas

  • Solicitações de mudanças
  • Relatórios de desempenho do trabalho
  • Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
  • Atualizações dos documentos do projeto

Relatórios de desempenho do trabalho

Documentam as informações sobre o desempenho do trabalho (andamento, atualizações, recomendações) para servir como base para tomada de decisão, ações e conscientização. As informações aqui auxiliam os processos:

  • Realizar o controle integrado de mudanças
  • Gerenciar a equipe do projeto
  • Gerenciar as comunicações
  • Controlar os riscos
  • Controlas as aquisições

Realizar o controle integrado de mudanças

É o processo de  revisar todas as solicitações de mudança, aprovar as mudanças e gerenciar as mudanças sendo feitas nas entregas, ativos de processos organizacionais, documentos do projeto e no plano de gerenciamento do projeto, e comunicar a disposição dos mesmos. Ele revisa todas as solicitações de mudança ou modificações nos documentos do projeto, entregas, linhas de base ou no plano de gerenciamento do projeto, e aprova ou rejeita as mudanças. O principal benefício deste processo é permitir que as mudanças documentadas no âmbito do projeto sejam consideradas de forma integrada, reduzindo os riscos do projeto que frequentemente resultam das mudanças feitas sem levar em consideração os objetivos ou planos gerais do projeto.

O processo Realizar o Controle Integrado de Mudanças é conduzido do início ao término do projeto, e é de responsabilidade final do gerente de projetos. Toda e qualquer mudança pode ser feita verbalmente, mas não é recomendado. O ideal seria utilizar um documento/formulário com as informações de solicitação de mudança. Todas as requisições de mudança documentadas precisam ser aprovadas ou rejeitadas por uma pessoa responsável, geralmente o patrocinador ou o gerente do projeto.

Sistema de Gerenciamento da Configuração é um subsistema do sistema de gerenciamento de projetos global, composto por ferramentas, processo e procedimentos para lidar com a configuração do produto e do projeto. Ele gerencia ativos do projeto físicos e intangíveis (inventário de itens do produto, especificações do produto, políticas, processos, procedimentos, mudanças aprovadas e linhas de base).

Algumas das atividades de gerenciamento da configuração incluídas no processo Realizar o Controle Integrado de Mudanças são as seguintes:

  • Identificação da configuração – A identificação e seleção de um item de configuração para fornecer a base pela  qual a configuração do produto é definida e verificada, produtos e documentos são rotulados, mudanças são gerenciadas e a
    responsabilidade é mantida;
  • Registro da situação da configuração – Informações são registradas e reportadas indicando quando os dados apropriados a respeito do item de configuração devem ser fornecidos. Essas informações incluem uma  lista de identificação de configurações aprovadas, andamento das propostas de mudanças na configuração e andamento da execução das mudanças aprovadas;
  • Verificação e auditoria da configuração – A verificação e auditorias da configuração garantem que a composição dos itens de configuração de um projeto está correta e que as mudanças correspondentes foram  registradas, avaliadas, aprovadas, acompanhadas e corretamente efetuadas. Isso assegura que os requisitos funcionais definidos na documentação da configuração foram atendidos.

Entradas

  • Plano de gerenciamento do projeto
  • Relatórios de desempenho do trabalho
  • Solicitações de mudança
  • Fatores ambientais da empresa
  • Ativos de processo organizacionais

Ferramentas & Técnicas

  • Opinião especializada
  • Reuniões
  • Ferramentas de controle de mudanças

Saídas

  • Solicitações de mudança aprovadas
  • Registro das mudanças
  • Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
  • Atualizações nos documentos do projeto

Encerrar o Projeto ou Fase

É o processo de finalização de todas as atividades de todos os Grupos de Processos de Gerenciamento do Projeto para encerrar formalmente o projeto ou a fase. O principal benefício deste processo é o fornecimento de lições aprendidas, o encerramento
formal do trabalho do projeto e a liberação dos recursos organizacionais para utilização em novos empreendimentos.

Este processo é necessário mesmo que o projeto ou fase seja cancelado ou encerrado antes do planejado.

O processo no projeto se comporta da seguinte maneira:

  1. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto faz as entregas;
  2. Controlar a qualidade verifica se as entregas estão corretas e se os requisitos de qualidade especificados para as entregas foram atendidos;
  3. Validar o escopo reúne com o cliente para obter a formalização da entrega, ou seja, o aceite da entrega;
  4. E por fim , Encerrar o Projeto ou Fase será dado pelo cliente o aceite final para todas as entregas do projeto, concluindo o mesmo;

Entradas

  • Plano de gerenciamento do projeto
  • Entregas aceitas
  • Ativos de processo organizacionais

Ferramentas & Técnicas

  • Opinião especializada
  • Técnicas analíticas
  • Reuniões

Saídas

  • Transição do produto, serviço ou resultado final
  • Atualizações do ativos de processos organizacionais