Mobilização / Orientar

Mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe do projeto

Para que as atividades previstas no cronograma do projeto sejam realizadas conforme planejadas, é necessário obter os recursos humanos necessários. Isto significa mobilizar a equipe da própria organização ou contratar o pessoal externo que apoiará o projeto.

Em muitos casos, principalmente no ambiente público, a equipe que o líder conseguiu mobilizar ou contratar não possui os conhecimentos e habilidades necessários para realizar as atividades do projeto. Neste caso é necessário capacitar ou desenvolver as competências requeridas. Além disso, também é preciso desenvolver a interação entre os membros da equipe.

Depois de ter a equipe disponível e com as competências devidas é necessário acompanhar o desempenho da equipe, fornecer feedback, resolver problemas e coordenar mudanças para melhorar o desempenho do projeto.

Orientar e gerenciar o trabalho do projeto

Para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto, é necessário orientar as diversas relações e interfaces financeiras, políticas, técnicas, organizacionais e outras que existem no projeto. É preciso também coletar informações sobre a situação atual de cada uma das entregas e das atividades realizadas para que se tenha o devido entendimento sobre o desempenho do projeto e para que seja possível elaborar o relatório de desempenho.

Garantir a qualidade do projeto

Neste processo executam-se ações previstas no plano de gerenciamento do projeto sobre a qualidade. A intenção é garantir que o projeto emprega todos os processos necessários para atender aos requisitos das entregas. Essa prática propicia que o projeto seja desenvolvido com um melhor padrão de qualidade, minimizando a possibilidade de retrabalho e de surpresas futuras quanto à qualidade dos produtos.

Gerenciar as comunicações

Durante a execução do projeto é necessário disponibilizar as informações às partes interessadas no momento oportuno, conforme planejado.

Para um completo processo de comunicação, deve-se observar todo o ciclo de vida da informação: geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e o descarte final da informação.

A comunicação é a principal responsabilidade do gerente de projetos. Ele deve manter todas as partes interessadas informadas e em comunicação, conforme a necessidade. Deve garantir que não haja falta de conhecimento para ninguém.

Gerenciar engajamento das partes interessadas

Para garantir que as diversas partes interessadas mantenham-se engajados com os objetivos do projeto ao longo de toda a execução, é necessário manter permanentemente a comunicação e interação com todos para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.

A manutenção do engajamento como processo contínuo traz como benefícios maior aceitação, menores problemas e menor desgaste.

Este processo apresenta certa complexidade, pois as expectativas das partes mudam ao longo do projeto.

Conduzir as aquisições

Durante a execução do projeto, é necessário conduzir os processos de aquisição planejados. Em organizações públicas, é necessário seguir os ritos e procedimentos definidos nas leis, decretos e demais normativos aplicáveis.

Este processo é iniciado após o envio das requisições de propostas aos fornecedores. No ambiente público, dependendo do valor da aquisição, o recebimento das propostas pode ser feito de diversas formas (carta-convite, solicitação de orçamento para compor a previsão de orçamento, publicação do termo de referência ou projeto básico etc).

Alguns pontos devem ser observados pelo líder para que consiga conduzir boas aquisições no ambiente público:

  • Se necessário, o líder deve solicitar encontros ou realizar consultas públicas com os principais fornecedores para garantir que tem o devido conhecimento sobre os requisitos necessários, que estes requisitos estejam presentes no edital e que o edital não contenha direcionamento ilegal.
  • Dependendo da abrangência e do valor da contratação, o líder deve realizar publicação em jornais de grande circulação para ampliar sua lista de fornecedores em potencial.
  • Para melhorar a base de preços de forma a compor o orçamento previsto para a aquisição, use, além, das propostas recebidas, contratos já firmados pela administradão. Para apoiar esta tarefa é possível obter estas informações do sistema SIASG.
  • Estabeleça critérios de aceitação bem objetivos para garantir que os fornecedores tenham o correto entendimento do que é esperado.