O que é um Projeto.

Projeto é um termo frequentemente usado, em muitas organizações, por um grande número de pessoas e nos mais variados contextos.

Segundo Turner e Müller (2002), a definição clássica de projeto é: “Projeto é um empreendimento único, no qual recursos humanos, materiais e financeiros são organizados de forma a tratar um escopo único de trabalho a partir de uma dada especificação, com restrições de custo e de tempo, para atingir uma mudança benéfica definida por meios de objetivos quantitativos e qualitativos.”.

Segundo a Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP – MGP-SISP “Projeto é um empreendimento planejado, orientado a resultados, possuindo atividades com início e término, para atingir um objetivo claro e definido. Os projetos são empreendidos em todos os níveis organizacionais podendo envolver uma ou múltiplas unidades.”.

Como visto acima, ocorre com o termo Projeto o mesmo problema de outros termos que são amplamente usados, os significados podem variar bastante e essas diferenças podem, eventualmente, prejudicar a compreensão e a comunicação. No entanto, existem algumas particularidades comuns aos projetos que nos permitem listar as seguintes características gerais.

Fontes relevantes de conhecimento sobre gerenciamento de projetos

Atualmente existem várias metodologias, guias, métodos, instituições, que falam sobre o tema gerenciamento de projetos. Vamos apresentar alguns deles.

  • a) Metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP – MGP-SISP
    A MGP-SISP foi elaborada pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão cujo objetivo é fornecer subsídios para os órgãos alinharem os processos de trabalho, criarem a documentação adequada e padronizarem o gerenciamento de projeto por meio de boas práticas na área. A metodologia está disponível no endereço: www.sisp.gov.br/mgpsisp

  • b) PMBOK – A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos).
    Na verdade, o PMBOK é considerado mais como um guia do que como um método. É um padrão, amplamente reconhecido pelos profissionais de gerenciamento de projetos, que descreve métodos, processos e melhores práticas. Atualmente, o Guia PMBOK está na 5ª edição e sua publicação é de responsabilidade do PMI.

  • c) ZOPP- Ziel Orientierte Projeckt Planung (Planejamento de Projeto Orientado por Objetivos)
    O ZOPP é um método de planejamento que se baseia no Marco Lógico (Logical Framework Approach), um instrumento de planejamento, implementação e gerenciamento de projetos desenvolvido para a USAID, agência do governo americano que teve o objetivo de acabar com o pobreza extrema no final dos anos 60. O ZOPP foi introduzido pela cooperação técnica alemã em 1983, quando a Agência Alemã de Cooperação Técnica (GTZ – Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit) integrou e aperfeiçoou estes elementos em um sistema de procedimentos e instrumentos. A característica peculiar do ZOPP é a adoção do enfoque participativo no decorrer do projeto, o que permite cooperação efetiva, troca de informações, experiências e ideias na construção do consenso, na tomada de decisão e na gestão de ações planejadas. O método proporciona maior chance de consecução dos objetivos devido ao maior envolvimento de todos, ao comprometimento de cada um com os resultados e ao desejo de mudanças orientado pelos objetivos previamente definidos.

  • d) RBM – Results Based Management (Gestão de projetos com base em resultados)
    A RBM é uma metodologia utilizada pela Agência Canadense para o desenvolvimento Internacional ACDI/CIDA, que busca aproximar a estratégia de negócio das pessoas e dos processos, com vistas o obter o resultado prédeterminado no menor espaço de tempo possível. Os projetos são orientados objetivamente para os resultados.

  • e) ISO 21.500:2012
    O objetivo da Norma ISO 21.500 é o de recomendar às organizações um modo profissional de gerenciar os projetos com base nas melhores práticas do mercado global. O padrão é aplicável a organizações de todos os tamanhos e de todos os setores.

  • f) PRINCE 2 – Projects in Controlled Environments (Projetos em ambientes controlados)
    O PRINCE2 é um método de gerenciamento de projetos desenvolvido por uma agência do governo do Reino Unido chamado de CCTA ( Central Computer and Telecommunications Agency). Desde 1989 tem sido utilizado como um padrão para gerenciamento de projetos do país. Este método foi desenvolvido inicialmente apenas para os projetos de tecnologia e comunicação, a versão atual é consistente com a gestão de todos os tipos de projetos.

  • g) IPMA – International Project Management Association (Associação Internacional de Gestão de Projetos)
    O IPMA é resultado da união de um grupo de pessoas que, em 1965, criou um fórum de discussão para troca de informações e rede de relacionamentos de Gerentes de Projetos. A partir daí cresceu e hoje está presente no mundo todo atuando como associação de associações nacionais de gerenciamento de projetos. O IPMACompetence Baseline (ICB) é o padrão de competência para a gestão de projetos, publicado pela associação como o documento comum todas as suas associações membros. Como tal, a maioria do seu conteúdo centra-se na descrição dos elementos de competência de gerenciamento de projetos.

Na tabela abaixo apresentamos conceitos de projetos em outras literaturas.

Os projetos são empreendidos em todos os níveis organizacionais podendo envolver uma ou múltiplas unidades internas ou externas.

Como exemplos de projetos na Administração Pública podem ser citados:

  • Implantação do Serviço de Informação ao Cidadão em um determinado órgão.
  • Reforma de uma agência da previdência social.
  • Construção de nova ferrovia incluída no Programa de Aceleração do Crescimento – PAC.
  • Elaboração de novo curso da Escola Nacional de Administração Pública – ENAP.

O que são Operações

As operações, também chamadas de rotinas, são funções organizacionais que realizam a execução contínua de atividades que produzem o mesmo produto ou fornecem um serviço repetitivo. As operações são esforços permanentes que geram saídas repetitivas, com recursos designados a realizar basicamente o mesmo conjunto de atividades, de acordo com os padrões institucionalizados no ciclo de vida de um produto ou serviço.

As operações ou atividades operacionais fazem parte da rotina da organização; são processos de trabalho que se repetem continuamente. A tendência é que elas se realizem do mesmo modo, com pequenas variações ao longo do tempo.

Exemplo de operações no serviço público:

  • Elaboração da folha de pagamento no SIAPE.
  • Atendimento aos cidadãos nos órgãos públicos.
  • Administração do almoxarifado e patrimônio.
  • Levantamento de necessidades de treinamento.

Partes envolvidas no projeto (Partes Interessadas (stakeholders)

São indivíduos e organizações ativamente envolvidos no projeto, cujos interesses são afetados (positiva ou negativamente) por ele, ou que exercem influência sobre o mesmo. Incluem o gerente de projeto, o cliente, a organização que fará o projeto, os membros da equipe de projeto, o sponsor/patrocinador (indivíduo/grupo interno ou externo que provê os recursos financeiros para o projeto).

Inclui também partes externas, como fundadores, vendedores, fornecedores, agências governamentais, comunidades afetadas pelo projeto e a sociedade em geral.

É boa prática identificar cada uma das partes envolvidas no projeto, identificar e gerenciar possíveis áreas de conflito entre elas. Uma orientação geral é resolver as diferenças entre as partes favorecendo o cliente.

Ciclo de Vida de Projeto

O conjunto de fases do projeto é chamado “ciclo de vida do projeto”. De um modo geral, as fases do projeto apresentam as seguintes características:

  • Cada fase do projeto é marcada pela entrega de um ou mais produtos (deliverables), como estudos de viabilidade ou protótipos funcionais;
  • No início de cada fase, define-se o trabalho a ser feito e o pessoal envolvido na sua execução;
  • O fim da fase é marcada por uma revisão dos produtos e do desempenho do projeto até o momento;
  • Uma fase começa quando termina a outra. Quando há overlapping entre as fases, chamamos essa prática de “fast tracking“. Nesse caso, começa-se a trabalhar nas próximas fases do projeto antes do fim da fase corrente (entrega e revisão dos produtos);
  • Os custos são geralmente crescentes à medida que a fase avança;
  • Os riscos são geralmente decrescentes à medida que a fase avança;
  • A habilidade das partes envolvidas alterarem os produtos de cada fase é decrescente à medida que a fase avança;
  • Cada indústria apresenta diferentes fases específicas para seus projetos, sendo que muitas têm suas fases detalhadamente descritas, em padrões

Diferenças entre projetos e operações

As organizações realizam diversos trabalhos para atingir seus objetivos, onde eles podem ser categorizados como projeto ou operações. Os projetos exigem um gerenciamento de projetos, enquanto que as operações exigem gerenciamento de processos de negócios. Projeto e operação diferem-se principalmente pelo fato de que o primeiro é temporário, enquanto a operação é contínua e produz produtos, serviços ou resultados repetitivos.

Abaixo são apresentadas as diferenças e similaridades entre operações e projetos.

Dependendo da natureza do projeto, as entregas geram novas operações ou são agregadas a operações já existentes. A figura abaixo apresenta a relação entre as entregas do projeto e as operações organizacionais.

Alguns itens devem ser observados na transição das entregas dos projetos para as operações, como por exemplo:

  • Insumos para os serviços e produtos.
  • Manutenção de equipamentos que tenham sido implantados pelo projeto.
  • Recursos humanos e financeiros incorporados à rotina.
  • Mudança cultural.
  • Capacitação dos recursos humanos para manter e melhorar os serviços e produtos.

Projeto e Desenho

É muito comum as pessoas confundirem os termos “projeto” e “desenho”. Essa confusão ocorre em algumas disciplinas como a arquitetura e a computação. Nesses casos, usa-se comumente os termos “projeto de arquitetura” e “projeto de software ” para definir, na verdade, o “desenho de arquitetura” e o “desenho de software “, que é a forma e especificação que terá a estrutura que será construída ou o sistema que será desenvolvido. Os termos equivalentes, quando escritos em inglês, não provocam essa confusão, como podemos definir:

  • Projeto ( project ): qualquer parte do trabalho que é realizado.
  • Desenho ( design ): o ato de trabalhar a forma de algo.

Então, o desenho de um projeto representa como esse projeto será executado.